Bài viết này có gì?
Mỗi doanh nghiệp muốn thành công trong thị trường cạnh tranh này thì đều cần phải lấy khách hàng làm trung tâm, bởi khách hàng là yếu tố quan trọng nhất, giúp doanh nghiệp có doanh thu và lợi nhuận. Đầu tư vào hỗ trợ khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp hiểu được những khiếu nại khách hàng để cải thiện dịch vụ và trải nghiệm của họ.
Các doanh nghiệp khôn ngoan là những doanh nghiệp nhận ra tầm quan trọng của những khiếu nại đó và coi đó là cơ hội để nhận ra những thiếu sót trong quy trình phục vụ từ đó đưa ra những bước cải tiến nhằm nâng cao hình ảnh thương hiệu. Bởi lẽ, khiếu nại là thứ không thể tránh khỏi trong kinh doanh, dù bạn làm việc chăm chỉ hay sản phẩm của bạn tuyệt vời đến đâu thì doanh nghiệp cũng không thể nào có thể làm hài lòng khách hàng của mình tất cả mọi lúc.
Dưới đây là 8 bước xử lý khiếu nại Khách Hàng một cách khéo léo!
Bước 1: Cảm ơn.
Sai lầm đầu tiên, là hướng dẫn nhân viên xin lỗi ngay cả khi chưa hiểu rõ điều gì đang diễn ra. Điều này khiến cho nhân viên bối rối, bị đặt vào thế bị tấn công, còn cơn giận của khách hàng càng bùng lên.
Hãy cảm ơn vì đã cung cấp thông tin. Công ty nên khiến nhân viên hiểu rằng cần làm điều này tận đáy lòng. Cứ 100 khách hàng không hài lòng, thì chỉ có 4 khách hàng than phiền. 96 người còn lại sẽ âm thầm chuyển sang nơi khác. Lời than phiền thực sự là món quà của 4 khách hàng vẫn còn mong chờ điều tốt hơn từ chúng ta. Các công ty khôn ngoan sẽ mở rộng hơn nữa các kênh lắng nghe để “nhận quà”.
Bước 2: Làm rõ nguyên nhân
Đây là lúc thể hiện khả năng lắng nghe. Khách hàng có cơ hội nói ra và được lắng nghe. Quả bóng tức giận được xì hơi.
Bước 3: Xin lỗi/Đồng cảm.
Hãy xin lỗi chân thành nếu đó là lỗi của doanh nghiệp. Ngay cả khi không phải lỗi của doanh nghiệp cũng thể hiện đồng cảm với khách hàng. “Tôi rất hiểu anh cảm thấy khó khăn như thế nào. Tôi rất tiếc”.
Bước 4: Cam kết thời hạn khắc phục.
Lưu ý, khách hàng muốn nghe thời hạn cụ thể khắc phục vấn đề. Không nên hứa “trong thời gian sớm nhất”.
Để người tiếp xúc với khách hàng có thể ngay lập tức đưa ra thời hạn cho khách, trong doanh nghiệp cần có thời hạn cho một số tác vụ thường xuyên nhất. Với những tác vụ ngoài dự kiến, bộ phận tiếp xúc với khách hàng cần nắm sơ đồ tổ chức của công ty để trước mặt khách hàng hỏi được thời hạn này. Người nhận được câu hỏi cũng cần được huấn luyện để thời hạn mình đưa ra là chính xác.
Bước 5: Khắc phục đúng thời hạn cam kết
Cả doanh nghiệp cần được huấn luyện điều này là tối quan trọng đối với khách hàng và tương lai của doanh nghiệp.
Bước 6: Cập nhật sau khi khắc phục
Người cập nhật khắc phục nên là quản lý cấp trên của người nhận khiếu nại. Khách hàng đánh giá rất cao điều này.
Hệ thống thông tin và quản lý dịch vụ cũng được thông suốt.
Bước 7: Tặng quà cảm ơn
Một món quà nhỏ sẽ khiến khách hàng hiểu chúng ta thực sự trân trọng lời góp ý của khách hàng. Lưu ý, chỉ tặng quà sau khi đã khắc phục. Khách hàng liên hệ với chúng ta vì mong đợi vấn đề của họ được xử lý, chứ không vì món quà.
Lưu ý 2: Đây là món quà cảm ơn. Không nên là món quà xin lỗi.
Một công ty khôn ngoan nên có ngân sách cho việc này và có quy trình để sử dụng nó, không cần phê duyệt mỗi lần. Trong ví dụ của Amazon nêu trên. Nếu kỳ vọng 100% giao hàng đúng hạn, thì thời gian cam kết có thể lên tới 30 ngày. Và khách hàng sẽ chuyển sang mua nơi khác.
Khi chấp nhận 1 tỷ lệ vi phạm thời hạn cam kết và tặng quà Cảm ơn (không nhất thiết 100% giá trị món hàng), thì Amazon có thể cam kết thời hạn giao hàng ngắn hơn. Tăng tính cạnh tranh. Đó là chưa kể đến Amazon tận dụng những cơ hội để tạo ra những câu chuyện truyền miệng.
Bước 8: Khắc phục trong hệ thống để không lặp lại.
Khách hàng sẵn sàng tha thứ cho chúng ta khi chúng ta sai.
Nhưng khách hàng sẽ không tha thứ cho chúng ta khi chúng ta lặp lại sai lầm. Điều đó chỉ khẳng định chất lượng của chúng ta thực sự tệ. Đó hóa ra không phải là một t.a.i nạn.
———
